Når det ikke er rengøringen, der driller, men koordineringen
Administratorer og driftschefer med mange adresser fortæller stort set den samme historie. Rengøringen i sig selv er sjældent katastrofal. Det, der koster tid, er alt det udenom: fem leverandører med fem måder at gøre tingene på, kvalitetsniveauer der driver fra hinanden, og en bunke fakturaer, hvor ingen to linjer kan sammenlignes.
Konsekvensen er, at ingen får et samlet billede. Én forening er godt tilfreds, mens naboejendommen har klaget tre gange på et halvt år, og der findes intet fælles grundlag at afgøre det på. Beslutninger træffes på indtryk, og indtryk er dyre, når de gælder en hel portefølje.
Vores model angriber præcis det. Hver bygning beholder sin egen plan — en 1930'er-ejendom med terrazzotrapper skal ikke behandles som et nybygget domicil. Men rammen omkring bygningerne er den samme: samme kvalitetsniveau, samme registrering, samme kontaktled og samme måde at lukke en afvigelse på.
Sådan er en rammeaftale sat sammen
Aftalen består af to lag. Øverst rammen, der gælder hele porteføljen: kvalitetsniveau, bemandingsprincipper, håndtering af afvigelser, adgang til dokumentationen og hvem I ringer til. Nederst bilagene — ét pr. adresse, med rumliste, frekvenser, tidsvinduer og adgangsforhold for netop den bygning.
Det lyder som en formalitet, men det er selve pointen. Rammen betyder, at en ny ejendom kommer ind som et bilag frem for som en ny forhandling. Bilagene betyder, at ingen bygning køres efter en gennemsnitsplan.
- Én ramme for hele porteføljen: kvalitetsniveau, bemanding, afvigelser og opfølgning
- Et bilag pr. adresse med rumliste, frekvenser, tidsvinduer og adgangsforhold
- Ét kontaktled, der kender alle bygningerne, i stedet for én pr. leverandør
- Én samlet fakturering, der kan splittes pr. ejendom, når regnskabet kræver det
- Fælles dokumentation, der kan trækkes for én adresse eller for hele porteføljen
- Faste driftsmøder, hvor porteføljen gennemgås samlet
Én standard på tyve adresser slår tyve gode aftaler
Standardisering har et dårligt ry, fordi den ofte betyder, at nogen får en dårligere løsning, end de havde. Sådan behøver det ikke være. Når kvalitetsniveauet er defineret ét sted og målt ens alle steder, bliver forskelle læsbare: ligger ejendom A stabilt, mens B svinger, er det et driftsproblem og ikke en fornemmelse.
Det er også dét, der gør en portefølje styrbar. I kan se, hvilke bygninger der trækker mest, og hvilke adresser der reelt er underplanlagt i forhold til, hvor mange mennesker der går igennem dem hver dag. Den slags kan ikke aflæses, når hver ejendom rapporterer i sit eget format.
Vi bruger ServiceTrack til at holde den standard. Registreringen er den samme på alle adresser, uanset om der er tale om et kontordomicil, en opgang eller en klinik, og det er netop derfor sammenligningen på tværs kan lade sig gøre.
Hvorfor vi arbejder på den lange bane
Rengøring bliver ikke god af at blive sendt i udbud ofte. Den bliver god, når det samme hold har været i bygningen længe nok til at kende den: hvilke gulve der ikke tåler for meget vand, og hvilken dør der skal lukkes på en bestemt måde, for at alarmen sætter sig.
Den viden findes ikke i en rumliste. Den opbygges over måneder og forsvinder på én dag, hvis leverandøren skiftes ud. Derfor bygger vi samarbejder, der skal løbe i år frem for i måneder, og derfor er kontinuitet det, vi lover.
For en portefølje forstærkes effekten. Et hold, der allerede kender de fleste af jeres ejendomme, kan dække ind på den næste uden en oplæringsuge. Ferie, sygdom og spidsbelastninger bliver et planlægningsspørgsmål i stedet for et kvalitetsdyk.
Den lange horisont giver også et roligere prisgrundlag: en model, der kan budgetteres efter, og som gør det muligt at fordele de tunge periodiske opgaver — gulvbehandling, vinduespolering, hovedrengøring — hen over året i stedet for som akutte poster.
Nye adresser kommer til uden en ny runde
Porteføljer står ikke stille. Der købes en ejendom, en butik åbner i en ny bydel, en afdeling flytter. I en rammeaftale håndteres det som en tilføjelse: vi går den nye adresse igennem, bygger bilaget og sætter opstart, mens rammen bliver, som den er. Går det den anden vej, trækkes bilaget ud igen.
Vi kører fast i 29 områder i og omkring hovedstaden, så en ny adresse sjældent kræver, at der bygges en helt ny rute op. Se hvor vi kører. Porteføljen skal kunne bevæge sig, uden at aftalen skrives om.
Hvem modellen er skrevet til
Rammeaftalen giver mest mening, når der er mere end én adresse og mere end ét år at planlægge efter. I praksis er det fem typer kunder.
- Ejendomsadministratorer, der driver rengøring for flere ejere og skal dokumentere leverancen over for hver enkelt
- Boligforeninger og ejendomsselskaber, hvor trappevask og viceværtservice skal ligge under samme aftale
- Kæder af butikker og klinikker, hvor kunden skal møde det samme niveau i hver enkelt afdeling
- Virksomheder med flere lokationer, hvor kontorrengøring, lager og produktion ligger hos hver sin leverandør
- Hoteller og driftstunge ejendomme, hvor bemandingen skal følge belægning frem for kalender
Sådan kommer en portefølje i gang
Vi starter aldrig med et tilbud, men med at gå bygningerne igennem. Ved større porteføljer besigtiger vi typisk et repræsentativt udsnit først — de bygningstyper, der går igen — og bygger rammen ud fra det. Derefter gennemgås de øvrige adresser, så hvert bilag hviler på et faktisk besøg og ikke på et kvadratmetertal.
Udrulningen sker i etaper. De fleste starter med de adresser, der gør mest ondt lige nu, og lader resten følge efter, efterhånden som de nuværende aftaler udløber. Overgangen er en planlægningsopgave, og fremgangsmåden er beskrevet i guiden om leverandørskifte uden driftsstop.
Skal porteføljen i udbud, deltager vi gerne på almindelige vilkår. Hvad materialet bør indeholde, for at tilbuddene rent faktisk kan sammenlignes, er samlet i guiden om udbud og kontrakt på erhvervsrengøring. Vil I i stedet bare se, hvad modellen ville betyde for jeres adresser, book et møde, så kommer vi med et oplæg til en ramme og en plan for de første bygninger.
Rammeaftalen er måden, vi organiserer opgaven på. Selve ydelsen — hvad der bliver gjort rent, hvordan og hvornår — er beskrevet under erhvervsrengøring i København.