Sådan skifter I rengøringsfirma uden driftsstop

Kender du de her signaler, er beslutningen allerede truffet

Utilfredshed med rengøring starter sjældent med en enkelt fejl. Den bygger op som en række små ting, ingen rigtig gider melde ind, indtil nogen siger det højt på et ledermøde. Problemet er, at kvaliteten på det tidspunkt har været nedadgående i måneder.

Vær særligt opmærksom, hvis flere af punkterne herunder passer på jeres nuværende aftale. Enkeltstående hændelser kan rettes med en samtale. Mønstre kan ikke.

• Der kommer nye ansigter hver måned, og ingen af dem kender jeres lokaler
• I bruger selv tid på at kontrollere, fotografere og rykke for ting, I betaler for at slippe for
• Aftalte opgaver forsvinder stille: køleskabet, glasdørene, arealerne bag møblerne
• Der bliver ikke registreret noget, så uenigheder ender som påstand mod påstand
• Henvendelser besvares af skiftende personer uden mandat til at ændre noget
• Kvaliteten stiger mærkbart lige efter en klage og falder igen efter fjorten dage

Læs kontrakten, før I siger et ord til nogen

Første handling er ikke at ringe til en ny leverandør. Det er at finde den nuværende aftale frem og læse opsigelsesafsnittet ordentligt. Varsler i branchen svinger betydeligt fra aftale til aftale, så det eneste tal, der betyder noget, er det, der står i jeres eget dokument.

Fire detaljer afgør, hvornår I reelt er frie. Om varslet regnes fra opsigelsesdatoen eller fra den førstkommende månedsafslutning. Om der ligger en bindingsperiode, I stadig er inde i. Om aftalen fornyer sig automatisk på en bestemt dato, hvis ingen siger noget. Og om opsigelsen skal ske skriftligt til en navngiven modtager for at være gyldig.

Noter datoerne i kalenderen, inklusive den seneste dag I kan opsige uden at udløse endnu en periode. Det er den dato, hele planen skal bygges baglæns fra.

Byg overgangen med overlap, ikke med et hul

Den klassiske fejl er at opsige først og lede efter en afløser bagefter. Så opstår der et hul på nogle uger, hvor ingen har ansvaret, og det er præcis der, driftsstoppet sker.

Vend rækkefølgen om. Find den nye leverandør, få en færdig plan og en aftalt startdato på plads, og opsig først derefter. Ideelt starter den nye leverandør dagen efter den gamles sidste arbejdsdag, og i praksis er det en fordel at lægge en enkelt dags overlap ind, hvor det nye hold gennemgår lokalerne, mens der stadig er nogen at spørge.

Overvej desuden en grundig opstartsrengøring i den første uge. En afgående leverandør skruer sjældent op for indsatsen i sin opsigelsesperiode, og det efterslæb, der er opbygget bag radiatorer og i hjørner, skal ryddes, før en normal plan kan holde niveauet.

Det praktiske: adgang, udstyr og forbrugsvarer

Langt de fleste bump under et skifte er logistiske, ikke faglige. De håndteres på en halv time, hvis nogen tager ansvaret for listen herunder i god tid inden startdatoen.

• Nøgler og adgangsbrikker: aftal præcist antal, kvitter for aflevering, og spær de gamle brikker samme dag
• Alarm: opret nye koder til det nye hold og deaktiver de gamle, i stedet for at genbruge dem
• Rengøringsrum: afklar hvad der tilhører hvem, så I ikke står uden vogn og moppestativ mandag morgen
• Dispensere til sæbe og papir: hvis de er leverandørens, skal det aftales om de nedtages eller overtages
• Forbrugsvarer: sikr et lager, der rækker over selve skiftet, uanset hvem der leverer fremover
• Maskiner på leje: opsig eller overdrag særskilt, da de sjældent følger serviceaftalen automatisk
• Kontaktoplysninger: hvem ringer vagten til om natten fra og med startdatoen

Giv det nye hold et ordentligt udgangspunkt

En ny leverandør kan kun levere på det, de får at vide. Brug en time på en fælles gennemgang af lokalerne, hvor I peger på de steder, der historisk har været problemet. Det er billigere at forklare det på forhånd end at klage over det bagefter.

Del gerne den gamle rengøringsplan, også selvom I var utilfredse med den. Den fortæller den nye leverandør, hvad der har været forsøgt, og hvor niveauet skred. Fortæl samtidig, hvad der er ufravigeligt hos jer: mødelokaler klar før klokken otte, kantinen efter frokost, aldrig støjende arbejde i åbningstiden.

Bliv til sidst enige om, hvordan I måler kvalitet, og hvem der kontakter hvem. Én navngiven kontaktperson på hver side slår enhver fælles postkasse.

Tjekliste til de to første uger

De første fjorten dage afgør, om aftalen bliver god. Herefter sætter vaner sig, og det bliver sværere at rette kursen. Kør en tæt opfølgning i starten og skru ned bagefter.

• Dag 1: gå en runde med holdlederen efter første udførelse, mens indtrykkene er friske
• Dag 2 til 5: notér afvigelser løbende ét sted i stedet for at sende beskeder i flere kanaler
• Dag 5: kort statusopkald med leverandøren, justér tider og rækkefølge nu frem for senere
• Uge 2: spørg to eller tre medarbejdere fra forskellige etager, hvad de reelt oplever
• Uge 2: kontrollér at registreringen af udført arbejde faktisk sker og kan trækkes frem
• Uge 2: bekræft planen skriftligt med de rettelser, I er blevet enige om undervejs

Fortæl huset, at der sker et skifte

Et skifte, ingen har hørt om, skaber unødig støj. Send en kort besked internt inden startdatoen med tre oplysninger: at leverandøren skifter, hvornår det sker, og hvor man melder ind, hvis noget mangler. Bed samtidig folk om at rydde skriveborde de første aftener, så det nye hold kan arbejde effektivt fra begyndelsen.

Forbered også receptionen og eventuelle vagtselskaber. Ukendte personer med nøgler efter lukketid udløser opkald, som er nemme at undgå med en enkelt mail.

Skal vi stå for den tunge del?

Vi overtager løbende aftaler fra andre leverandører og har gjort overgangen til en fast procedure: gennemgang af lokalerne, plan på skrift, koordineret startdato og tæt opfølgning de første uger. Vores erhvervsrengøring dækker kontorer, klinikker, ejendomme og industri i hele Storkøbenhavn, og al udført arbejde registreres, så I fra dag ét kan se, hvad der er lavet hvor.

Handler behovet derimod om et privat hjem og ikke om erhvervslokaler, ligger den del hos vores søsterselskab Home Clean på homeclean.dk.

Book en uforpligtende gennemgang af jeres lokaler, så får I en konkret plan og en pris at holde den nuværende aftale op imod. Vurderer I derefter, at I hellere vil blive, hvor I er, har det kostet jer en halv time.