Rengøring er den eneste leverance, der bliver usynlig, når den lykkes
Når rengøringen fungerer, er der ingen, der lægger mærke til den. Der er ikke noget produkt at pege på, ingen faktura med linjenumre, der kan holdes op mod en leverance. Der er bare et lokale, der ser ud, som det skal. Og derfor bliver rengøring næsten altid først et emne den dag, hvor noget mangler.
Så starter den samtale, som alle driftsansvarlige kender: nogen mener, at et rum ikke er blevet taget i tre uger. Leverandøren mener, at det er udført efter planen. Ingen af parterne har noget at holde det op mod, og diskussionen bliver til ord mod ord. Det koster tid, det koster tillid, og i sidste ende koster det ofte samarbejdet.
ServiceTrack er bygget for at fjerne den samtale. Ikke ved at love, at der aldrig går noget galt, men ved at gøre det synligt, hvad der faktisk er udført, hvornår det er udført, og af hvem.
Hvad ServiceTrack er
ServiceTrack er ikke et system, vi har købt og sat vores navn på. Det er vores egen platform, udviklet til den måde, vi driver erhvervsrengøring i København på: faste teams, faste lokationer og en aftale, der skal kunne holdes op mod virkeligheden hver eneste uge.
Platformen samler tre ting, der normalt ligger hver for sig: planlægningen af hvem der møder hvor og hvornår, kvalitetskontrollen af det udførte arbejde, og dokumentationen af begge dele. Vores driftsledere og teams arbejder i den hver dag, og I som kunde får adgang til det, der handler om jeres egne lokaler.
- Planlægning: opgaver, frekvenser, tidsvinduer og faste teams lægges fast pr. lokation, før første besøg.
- Udførelse: teamet tjekker ind på lokationen og arbejder efter den tjekliste, der hører til rummet.
- Dokumentation: tjeklister, tidsstempler og billeder registreres, mens arbejdet udføres — ikke bagudrettet.
- Godkendelse: I følger status og godkender, og hele historikken bliver liggende.
Sådan ser et besøg ud fra begge sider
Før opstart gennemgår vi jeres lokaler ved en gratis befaring og bygger rengøringsplanen rum for rum. Reception, mødelokaler, køkken, sanitet, trapper og fællesarealer får hver deres tjekliste og deres frekvens. Den plan er ikke et internt dokument hos os — den er grundlaget for alt, hvad I senere kan følge med i.
På dagen tjekker teamet ind på lokationen, og opgaverne kvitteres, efterhånden som de bliver udført. Hvor det giver mening, lægges der billeder på: et indgangsparti efter maskinel gulvvask, et behandlingsrum efter desinfektion, en opgang efter trappevask. Tidsstemplerne kommer af sig selv, fordi de registreres i det øjeblik, arbejdet sker.
Opstår der en afvigelse — et rum, der ikke kunne tages, fordi der blev holdt møde, en ridse i et glasparti, en dispenser, der er løbet tør — bliver den registreret og meldt videre med det samme, i stedet for at blive opdaget af jer tre uger senere.
Bagefter ligger dokumentationen klar. I kan se, hvad der er udført, hvornår, og hvad der eventuelt er noteret undervejs. Ud over teamets egne registreringer gennemgår vores driftsledere udvalgte rum ved faste kontrolbesøg efter en pointskala, så kvaliteten ikke kun bliver målt af den, der har udført arbejdet.
Hvad I får ud af det
Værdien af dokumentation viser sig sjældent på en almindelig tirsdag. Den viser sig, når nogen spørger. Når ledelsen vil vide, om aftalen bliver overholdt. Når en udlejer eller en kunde stiller krav til standarden. Når et tilsyn beder om historik. Eller når en bestyrelse skal svare på et spørgsmål fra en beboer.
- Faktabaseret dialog i stedet for fornemmelser, når kvaliteten skal vurderes.
- Historik, der kan trækkes for et enkelt rum eller en hel periode, uden ekstra arbejde for jer.
- Dokumentation, der kan indgå i jeres eget kvalitets-, SLA- og certificeringsarbejde.
- Et fælles grundlag ved generalforsamlinger og bestyrelsesmøder i forbindelse med trappevask og viceværtservice.
- Ro i maven ved leverandørskift: I ved fra første uge, om den nye aftale bliver leveret som lovet.
Dokumentation, der holder til tilsyn og audit
Nogle brancher kan ikke nøjes med en fornemmelse af, at der er gjort rent. På klinikker skal rengøringen følge de nationale infektionshygiejniske retningslinjer, og ved et tilsyn er det historikken, der bliver bedt om. I klinikrengøring betyder ServiceTrack, at den historik allerede findes: tjeklister pr. rum, tidsstempler og billeddokumentation, som kan fremlægges uden at nogen skal lede efter et papirskema.
Det samme gælder i produktion og lager. Ved industrirengøring skal rengøringen ofte kunne dokumenteres over for kunder, certificeringsorganer eller myndigheder, og dokumentationen skal kunne trækkes for bestemte zoner og bestemte perioder. Papirlister på et klemtræk klarer sjældent den opgave. Digital registrering gør.
Derfor er dokumentation forskellen på to tilbud, der ligner hinanden
To rengøringstilbud kan se ens ud på papiret. Samme opgaver, samme frekvens, næsten samme pris. Forskellen viser sig først i måned fire, når noget begynder at glide, og I skal finde ud af, om det er en enkelt dårlig uge eller en tendens.
En leverandør uden dokumentation kan svare på det spørgsmål med en holdning. En leverandør med dokumentation kan svare på det med data. Det er ikke en garanti for, at der aldrig sker fejl — det er en garanti for, at fejl bliver fundet, mens de stadig er små.
Derfor er ServiceTrack en fast del af alle vores aftaler og ikke et tilvalg for de største kunder. Uanset om I er et kontorhus med seks etager eller en klinik med tre behandlingsrum, bliver arbejdet registreret på samme måde.
ServiceTrack er en del af aftalen, ikke et produkt for sig
ServiceTrack giver kun mening sammen med den måde, vi arbejder på i øvrigt: faste, baggrundstjekkede medarbejdere, en fast kontaktperson og et samarbejde, der er tænkt til at løbe over år. Historikken er nemlig først for alvor noget værd, når den dækker mere end et par måneder — og når den kan læses på tværs af alle adresserne i en rammeaftale. Platformen dokumenterer arbejdet — den udfører det ikke. Læs mere om menneskene og virksomheden bag under om os.
Vil I se, hvordan det ville se ud for netop jeres lokaler, starter vi altid samme sted: en gratis og uforpligtende befaring. Vi gennemgår rummene, foreslår en plan og viser, hvad I vil kunne følge med i bagefter. Book en befaring, så vender vi tilbage med et klart tilbud inden for 24 timer.