NIR i praksis: dokumentation og egenkontrol på klinikken

At udføre og at bevise er to forskellige opgaver

Mange klinikker har styr på det faglige og alligevel et tyndt bevisgrundlag. Personalet ved godt, hvordan behandlingsrummet klargøres, men ingen har skrevet ned, at det blev gjort. Kommer spørgsmålet måneder senere, findes der kun hukommelse, og hukommelse er ikke dokumentation.

Det er nemlig ikke nok, at der ikke er noget at klage over på selve dagen. Der skal foreligge et spor, som viser systematik over tid, og det spor skal bygges, mens arbejdet udføres. Rekonstrueres det bagefter, mister det enhver troværdighed.

Til gengæld gælder disciplinen her kun behandlingssteder. Rengøring i private hjem er ikke underlagt tilsvarende dokumentationskrav, og den type opgaver varetages af Home Clean, som findes på homeclean.dk.

Grundmappen: de dokumenter, alt andet hviler på

Systemet begynder med et lille sæt styrende dokumenter. De ændrer sig sjældent, men de skal findes, være daterede og være tilgængelige for det personale, der arbejder efter dem. Ligger de i en mailtråd hos én person, findes de reelt ikke.

• En skriftlig rengøringsanvisning pr. rumtype med opgaver, kadence og metode
• Oversigt over anvendte midler med doseringer og tilhørende sikkerhedsdatablade
• Beskrivelse af udstyr og adskillelse, herunder farvekodning og håndtering af klude og mopper
• Ansvarsfordeling: hvem udfører, hvem kontrollerer, hvem godkender afvigelser
• Instruktion for genbehandling og opbevaring af det udstyr, klinikken selv anvender
• Plan for oplæring af nye medarbejdere og for genopfriskning af den eksisterende
• En journal over ændringer, så det kan ses hvornår en anvisning sidst blev revideret

Egenkontrol er en planlagt stikprøve, ikke en fornemmelse

Egenkontrol betyder, at klinikken selv med faste mellemrum efterprøver, om anvisningerne følges, og skriver resultatet ned. Det afgørende ord er faste. En kontrol, der udføres, når nogen kommer i tanke om det, giver hverken læring eller dokumentation.

Læg en enkel kadence, som klinikken kan holde hele året. En kort stikprøve hver måned med rullende fokus på skift mellem rumtyper er langt mere holdbar end en stor gennemgang, der udskydes to gange og derefter aflyses. Udpeg én ansvarlig med navn og en stedfortræder, og læg kontrollen ind i kalenderen på lige fod med andre driftsopgaver.

Kontrollen skal desuden have et defineret grundlag. Der efterprøves mod anvisningen, ikke mod den enkelte kontrollants smag, ellers skifter vurderingen med hver ny person.

Hvad en brugbar registrering indeholder

En registrering, der ikke kan bruges til noget, er værre end ingen registrering, fordi den giver falsk tryghed. Kravet til den enkelte notering er lavt, men de fem oplysninger herunder skal være der, ellers kan sporet ikke følges bagud.

• Dato og tidspunkt, registreret da arbejdet blev udført og ikke sidst på måneden
• Hvem der udførte opgaven, med navn eller entydigt initial
• Hvilket rum eller område registreringen dækker
• Hvilken anvisning der er arbejdet efter, så versionen kan genfindes
• Eventuelle afvigelser og hvad der blev gjort ved dem

Afvigelser er systemets vigtigste del

En logbog uden en eneste anmærkning ser umiddelbart flot ud, men den signalerer i praksis, at der ikke kontrolleres reelt. Alle klinikker har afvigelser: en dispenser der løb tør, et rum der ikke kunne gøres rent på grund af en akut patient, en flade der blev overset.

Værdien opstår, når afvigelsen noteres sammen med den handling, den udløste, og med en markering af, om forholdet er lukket. Det er den kæde, der viser, at systemet virker. Gentager den samme afvigelse sig tre gange, er det ikke længere en fejl, men et signal om, at anvisningen eller kadencen skal ændres, og også den ændring skal fremgå af ændringsjournalen.

Vær derfor ærlig i noteringerne. Oplever personalet, at anmærkninger giver ballade, holder logbogen op med at indeholde dem, og så er den ikke længere et kontrolsystem.

Forbered jer på at kunne fremvise historik

Når hygiejnen gennemgås af en ekstern part, går samtalen sjældent kun på, hvordan der ser ud netop nu. Den går på sammenhængen mellem det, I siger, I gør, det, der står skrevet, og det, der faktisk er registreret. Er de tre ting enige, er samtalen kort.

Sørg derfor for, at I kan trække en sammenhængende periode frem uden at lede. Kan I på få minutter fremvise anvisningen for et behandlingsrum, registreringerne for de seneste måneder for netop det rum, en egenkontrol med et fund og noteringen af, hvad der blev gjort ved fundet, har I demonstreret systematik. Kan I kun fremvise løse ark uden datoer, er selv en velfungerende klinik svær at forsvare.

Udpeg på forhånd, hvem der taler, og hvor materialet ligger. Den hyppigste årsag til en dårlig gennemgang er ikke dårlig hygiejne, men at den eneste person, der kender mappen, holder fri den dag.

Syv fejl, der går igen

Fejlene herunder ses igen og igen, og de har det til fælles, at de er billige at rette, men dyre at have, fordi de underminerer et bevisgrundlag, der ellers var i orden.

• Tjeklister udfyldes samlet ved månedens slutning, hvilket er synligt og skader troværdigheden
• Anvisningerne er udaterede, så det ikke kan afgøres, hvilken version der blev arbejdet efter
• Der findes to versioner af samme plan, en på væggen og en i mappen, og de er ikke ens
• Ingen har ansvaret ved navn, så kontrollen udføres af den, der har tid, eller af ingen
• Nye medarbejdere oplæres mundtligt uden nogen registrering af, at oplæringen fandt sted
• Logbogen indeholder aldrig afvigelser, hvilket i praksis læses som manglende kontrol
• Alt ligger på papir ét sted, uden kopi, så en oversvømmelse eller en oprydning sletter årevis af historik

Digital registrering fjerner det meste af besværet

Papir kan sagtens opfylde formålet, men det kræver disciplin, som ingen har på en travl dag. Registreres arbejdet i stedet digitalt i takt med udførelsen, kommer tidsstemplet af sig selv, versionen følger automatisk med, og historikken kan trækkes for en valgt periode uden at nogen skal bladre.

Vi løser den del for klinikker gennem vores egen platform, hvor hver udført opgave knyttes til rummet, anvisningen og den medarbejder, der udførte den, og hvor afvigelser noteres og lukkes samme sted. Aftal samtidig opbevaringsperioden med jeres leverandør, og sørg for, at historikken tilhører jer og kan udleveres, hvis I en dag skifter samarbejdspartner.

Få gennemgået jeres nuværende grundlag

Vores klinikrengøring leveres med anvisninger pr. rumtype, fast egenkontrol og digital registrering, så dokumentationen bygges op løbende i stedet for at skulle findes frem i en fart. Er I allerede godt kørende, kigger vi lige så gerne på det, I har, og peger på de huller, der ville koste jer tid ved en gennemgang.

Book et besøg på klinikken. I får en vurdering af det nuværende bevisgrundlag, et forslag til en kadence for egenkontrollen og et tilbud med fast pris, hvis I ønsker rengøringen løftet ud af personalets kalender.