Hvor ofte skal et kontor gøres rent?

Ét kontor, flere frekvenser

En rengøringsplan, der siger to gange om ugen, og punktum, er næsten altid enten for dyr eller for tynd. Den er for dyr, fordi mødelokaler og arkiver får samme opmærksomhed som toiletter. Og den er for tynd, fordi de flader, mange hænder rører ved hver dag, ikke kan vente til på torsdag.

Den fagligt rigtige tilgang er at dele kontoret op efter, hvor mange mennesker der passerer, og hvor stor konsekvensen er, når der ikke er rent. Toiletter, køkken og indgangsparti ligger højt på begge parametre. Kontorlandskabet ligger i midten. Depoter, teknikrum og sjældent brugte mødelokaler ligger lavt og kan trygt køre på en længere kadence.

De fire faktorer, der styrer behovet

Antal medarbejdere er den stærkeste enkeltfaktor, men det er den daglige tilstedeværelse, der tæller, ikke antallet af navne i lønsystemet. Halvtomme kontorer sviner markant mindre end fulde.

Areal pr. medarbejder trækker i den modsatte retning af, hvad mange tror. Meget plads pr. person betyder flere kvadratmeter gulv at holde, men lavere belastning pr. kvadratmeter. Tætpakkede kontorer har det omvendt: færre kvadratmeter, hårdere slid.

Gulvtypen afgør, hvor synligt snavset er, og hvor hurtigt det kan fjernes. Tæpper skjuler støv, men kræver støvsugning og periodisk dybderens. Hårde gulve viser alt og kan vaskes hurtigt. Lyse gulve og mørke gulve i samme bygning kan sagtens ende med hver sin frekvens.

Endelig er der de kritiske zoner. De sætter minimum for hele planen, uanset hvad de øvrige tal viser, fordi det er dem, både medarbejdere og gæster bedømmer huset på.

Vejledende udgangspunkt efter kontorets størrelse

Skemaet herunder er et udgangspunkt til budgetlægning, ikke en facitliste. Det forudsætter et almindeligt administrativt kontor med eget køkken og egne toiletter og bør altid justeres efter en gennemgang af de konkrete lokaler.

• Op til 10 medarbejdere, under 200 kvadratmeter: 1 til 2 besøg om ugen, toiletter og køkken som fast omdrejningspunkt
• 10 til 25 medarbejdere, 200 til 500 kvadratmeter: 2 til 3 besøg om ugen, toiletter oftere end resten
• 25 til 50 medarbejdere, 500 til 1.000 kvadratmeter: 3 til 5 besøg om ugen, daglig indsats på sanitet og køkken
• 50 til 100 medarbejdere, 1.000 til 2.000 kvadratmeter: daglig rengøring, gerne suppleret med en dagmand til påfyldning og oprydning
• Over 100 medarbejdere: daglig rengøring plus fast tilstedeværelse i dagtimerne til de områder, der belastes løbende
• Kantine med varm mad: daglig rengøring uanset kontorets størrelse
• Reception med mange besøgende: daglig aftørring af kontaktflader og glas
• Mødelokaler i konstant brug: klargøring dagligt, øvrige mødelokaler efter behov

De kritiske zoner sætter bundgrænsen

Uanset hvad tabellen siger, findes der områder, hvor lav frekvens ikke er en besparelse, men en risiko for både trivsel og omdømme. Toiletter er det tydeligste eksempel. De bedømmes af alle, de bliver hurtigt uacceptable, og de kan ikke reddes af en grundig indsats i næste uge.

Køkken og tekøkken er nummer to. Her kombineres madrester, fugt og mange hænder, og springes der over, flytter problemet sig fra rengøring til skadedyr og lugt. Indgangsparti og trapper er nummer tre, fordi de er husets første indtryk og samtidig det sted, snavs udefra bliver båret ind og fordelt videre rundt.

Kontaktflader hører til i samme kategori: dørhåndtag, gelændere, kontakter, elevatorknapper, printerpaneler og armaturer. De fylder tilsammen få kvadratmeter, tager kort tid og har en effekt, der ligger langt over tidsforbruget.

Sådan påvirker gulvtypen planen

Tæppebelagte kontorer klarer sig ofte med lidt lavere synlig frekvens i det daglige, men kræver til gengæld en aftalt periodisk dybderens, ellers ophobes snavset langsomt i fibrene, indtil kun en udskiftning hjælper. Regn den periodiske behandling ind i budgettet fra begyndelsen frem for at opdage den som en uventet post.

Vinyl, linoleum og laminat vaskes hurtigt, men er følsomme over for forkert dosering og forkerte midler, og de får striber, hvis der arbejdes med for meget vand. Trægulve og klinker har hver deres krav igen. En rengøringsplan, der ikke nævner gulvtyperne, er derfor ikke færdig, uanset hvor mange frekvenser den lister.

Hybridarbejde ændrer regnestykket

Faste hjemmearbejdsdage har flyttet belastningen på mange kontorer. Er huset halvtomt om fredagen og fyldt om tirsdagen, giver det sjældent mening at fordele indsatsen jævnt hen over ugen. Læg de tunge besøg efter de travle dage, og hold en lettere runde på de stille.

Vær samtidig opmærksom på, at færre mennesker på kontoret ikke sænker behovet proportionalt. Toiletter, køkken og indgang skal fortsat holdes, og skrivebordsdeling kan faktisk øge behovet for aftørring af kontaktflader, fordi den samme plads bruges af flere i løbet af ugen. Flytter en del af arbejdet i øvrigt permanent hjem i privaten, er rengøring i hjemmet en anden opgavetype, som håndteres af Home Clean på homeclean.dk.

Ligger I forkert? Signalerne er ret tydelige

Frekvensen er sat for lavt, hvis I genkender flere af de første punkter herunder. Den er sandsynligvis sat højere end nødvendigt, hvis I genkender de sidste. Begge dele kan rettes uden at skifte leverandør, hvis planen er skrevet ordentligt.

• Medarbejdere køber selv rengøringsmidler og tørrer af, fordi det ellers ikke bliver gjort
• Toilettet er det faste emne på personalemøder
• Papirkurve er fyldte ved arbejdsdagens begyndelse
• Der er synlige striber, støvlag på vandrette flader eller aftryk på glasdøre midt på ugen
• Gæster kommenterer på indgangspartiet
• Omvendt: rengøringen kommer i rum, der reelt ikke har været brugt siden sidst
• Omvendt: der bruges tid på arkiv og depot i samme kadence som på mødelokaler

Få frekvensen fastlagt på jeres egne lokaler

Den rigtige frekvens findes ikke i en tabel, men i jeres bygning. Vi gennemgår lokalerne, tæller de kritiske zoner op, noterer gulvtyper og arealer og lægger en plan, hvor hver rumtype får den kadence, den har brug for, hverken mere eller mindre. Vores kontorrengøring dækker Storkøbenhavn, og planen justeres løbende, hvis I vokser eller flytter rundt på huset.

Book en gennemgang, så får I en konkret plan og en fast pris, I kan lægge til grund for budgettet. Er I allerede i gang, kan vi lige så godt kigge på den nuværende plan og pege på, hvor der er sat for lavt eller for højt.