Rengøring i boligforeninger: sådan lægger I budgettet

Foreningens fællesarealer, ikke beboernes hjem

Det første, der skal være på plads, er afgrænsningen. Foreningen betaler for fællesarealerne, altså de områder alle bruger og ingen enkelt beboer ejer. Det lyder indlysende, men det er præcis her, forventningerne skrider, og hvor bestyrelsen ender med at forsvare en regning for noget, aftalen aldrig omfattede.

Til fællesarealerne hører typisk opgange og trapper, hovedindgang, elevator, kælder- og cykelrum, vaskeri, fællesrum, gårdareal og de rum, hvor affaldet står. Erhvervslejemål i stueetagen bør behandles særskilt, fordi de belaster opgangen anderledes end en almindelig husstand.

Beboernes egne boliger ligger uden for foreningens aftale. Spørger beboere til rengøring inde i lejligheden, hører den opgave hjemme hos den enkelte, og den type privat rengøring leveres af Home Clean på homeclean.dk.

Hvad dækker trappevask i praksis?

Trappevask lyder som én opgave, men dækker over et interval. I den lette ende er det en gang gennem opgangen med moppen. I den grundige ende er det et fast program, hvor hele opgangen fremstår vedligeholdt, også de flader ingen kigger på til daglig.

Derfor er to tilbud på trappevask sjældent sammenlignelige, før I har spurgt, hvad der konkret indgår. Brug listen herunder som udgangspunkt, og få det aftalte skrevet ind i aftalen frem for at gå ud fra, at det følger med.

• Vask af trappeløb og reposer i alle etager, også øverste og nederste
• Aftørring af gelændere og håndlister, som er opgangens mest berørte flader
• Aftørring af dørtelefon, postkasser, navneskilte og kontakter
• Rengøring af hovedindgang, måtter og entrearealet lige indenfor
• Vinduer og glaspartier i opgangen, med sin egen kadence
• Elevator, både gulv, vægge og betjeningspanel
• Kælderarealer, cykelrum og trappe til kælder
• Affaldsrum, herunder aftørring af låg og kanter samt håndtering af det, der stilles ved siden af
• Spindelvæv, lamper og højtsiddende flader som periodisk opgave

Frekvens og standard afgør budgettet

Prisen på trappevask styres først og fremmest af to ting: hvor mange gange om ugen der køres, og hvilket niveau der forventes bagefter. Etageantal, om der er elevator, og hvor mange husstande der deles om opgangen, trækker derudover i behovet, fordi en opgang med mange beboere slides hurtigere end en med få.

Vær opmærksom på årstiderne. Efterår og vinter belaster opgangene markant mere end sommeren, fordi sand, salt og vand bæres ind. Nogle foreninger vælger derfor en højere kadence i vinterhalvåret og en lavere om sommeren, og det er ofte en bedre løsning end at holde samme frekvens året rundt og være utilfreds halvdelen af tiden.

Ejendomme med mange gennemgående gæster, korttidsudlejning eller erhverv i stueetagen bør regne med et højere niveau end en stille boligejendom med faste beboere.

Byg budgettet op i faste og variable poster

Et budget, der kun består af ét tal for rengøring, kan ikke forsvares på en generalforsamling. Del posten op, så bestyrelsen kan svare præcist på, hvad der er løbende drift, og hvad der er engangsopgaver, som kan udskydes eller fremrykkes.

• Fast drift: trappevask og fællesarealer på aftalt kadence, opgjort pr. opgang
• Periodiske opgaver: vinduer i opgang, hovedrengøring af kælder og gennemgang af højtsiddende flader
• Sæsonjusteringer: forhøjet kadence i vinterhalvåret, hvis I vælger den model
• Forbrugsvarer og sække til affaldsrum, hvis det ikke er indeholdt i prisen
• Viceværtopgaver, som ofte forveksles med rengøring: udskiftning af pærer, tilsyn med tekniske rum og småreparationer
• En buffer til uforudsete opgaver som hærværk, oversvømmelse i kælder eller oprydning efter flytninger
• Særskilt post ved igangværende byggesager, hvor støv og adgangsveje øger belastningen midlertidigt

Hvordan udgiften fordeles mellem beboerne

Rengøring af fællesarealer er en fællesudgift, og den fordeles derfor efter det princip, foreningens vedtægter fastlægger. I langt de fleste foreninger sker det efter fordelingstal, så større boliger bærer en større andel, men da vedtægterne er afgørende, bør bestyrelsen slå formuleringen op frem for at gå ud fra det sædvanlige.

To situationer kræver særlig opmærksomhed. Den ene er opgange med forskelligt serviceniveau, for eksempel fordi kun nogle opgange har elevator. Den anden er erhvervslejemål, hvor belastningen typisk er højere end for boliger, og hvor det derfor bør overvejes, om den nuværende fordeling stadig er rimelig. Begge dele er lettere at drøfte, når rengøringen er opgjort pr. opgang i stedet for som ét samlet beløb.

Spørgsmål, bestyrelsen bør kunne besvare på generalforsamlingen

Beboere spørger sjældent til rengøring, før de er utilfredse, og så er spørgsmålene skarpe. Har bestyrelsen svarene klar, tager punktet få minutter i stedet for at udvikle sig til en diskussion uden faktuelt grundlag.

• Hvad koster rengøringen pr. opgang, og hvor mange gange om ugen køres der?
• Hvad er aftalt inkluderet, og hvad faktureres særskilt?
• Hvornår blev aftalen sidst gennemgået, og hvornår kan den opsiges?
• Hvordan er prisen reguleret de seneste år, og med hvilket varsel?
• Hvem i bestyrelsen er kontaktperson, og hvordan melder beboere fejl?
• Findes der dokumentation for, at det aftalte faktisk udføres?
• Er der indhentet sammenlignelige tilbud, og hvornår gjorde vi det sidst?

Sammenlign tilbud på et ensartet grundlag

Den hyppigste fejl ved indhentning af tilbud er, at hver leverandør får lov at definere opgaven selv. Så modtager foreningen tre bud, der ikke beskriver det samme, og valget træffes på det laveste tal frem for på det bedste indhold.

Send derfor det samme grundlag til alle: antal opgange, antal etager pr. opgang, antal husstande, om der er elevator, hvilke kælder- og gårdarealer der indgår, den ønskede kadence og den opgaveliste, I nåede frem til tidligere i denne guide. Bed om priser opgjort pr. opgang og om separate priser på de periodiske opgaver.

Prisniveauet afhænger så meget af ejendommens indretning, at et tal fra en naboforening sjældent siger noget brugbart om jeres. Brug i stedet tilbuddene til at sammenligne indhold, og bed leverandøren begrunde, hvorfor netop den kadence foreslås. Spørg desuden til dokumentation af udført arbejde, til hvem der møder op, og til hvad der sker ved sygdom, for det er de forhold, der afgør, om aftalen føles god om et år.

Få et sammenligneligt tilbud til foreningen

Vi løser trappevask og rengøring af fællesarealer for ejendomme og boligforeninger i Storkøbenhavn, og vi kan tage viceværtopgaverne med, hvis foreningen hellere vil have ét sted at henvende sig. Tilbuddet opgøres pr. opgang med en konkret opgaveliste, så bestyrelsen kan lægge det direkte ind i budgettet og forsvare hver linje.

Book en gennemgang af ejendommen, gerne sammen med et bestyrelsesmedlem. I får et forslag til kadence, en opgaveliste og en fast pris, som I kan tage med til generalforsamlingen og holde op imod jeres nuværende aftale.